如何策划一场年会

2020-06-15

来源:Unie MICE

第一步:确定时间、方向、人数

·确定时间:时间是一切工作安排的中心线,所有的工作都会按照最终的举办时间推进。周年庆时间的确定,一般是根据:1. 公司成立的月日;2.成立的月份(不一定同日)

·确定方向:好的主题方向能够传达出一场活动想要表达的、或是一个企业最核心的东西。周年庆典,主线还是围绕公司过去的发展以及对未来的展望来定。

·确定人数:人数决定周年庆的规模大小,一般邀请的嘉宾对象有:经销商、代理商、供应商、员工、员工家属等等。确定好大体人数,才能确定以下的场地、餐饮安排、车辆等等。


第二步:确定及勘查场地

这一步非常关键,这也是为什么没有将它放在第一步的活动概况里面,而是单独拿出来讲。如今大部分周年庆都会在酒店的宴会厅举办,根据人数定场地大小,这是最常见的方法,那么在我们确定好场地的大小需求之后,我们最需要做的就是勘查场地!!勘查场地需要注意的点,划重点给我记下来!

1、带上卷尺,测量舞台可搭建尺寸的最大限度,确认酒店的成高,这一点也方便之后的舞台效果设计。

2、确认酒店的消防通道,在哪里?有几个?方便做好安全的应急措施方案。

3、确认酒店的上货通道,例如酒店停车场的限高,是否有货梯,货梯是多大?这些问题都关乎到我们的各种物料是否能够顺利搬到宴会厅。常常出现的问题就是,由于活动的物料体积较大,货梯容量较小。这一点也是需要非常注意的!

4、最后,别忘了要跟酒店拿一份场地的平面图,方便之后设计师进行现场效果的精准设计。


第三步:现场效果及平面设计制作

这一步就是在我们勘查完场地之后,对场地大小、坐落方向都有了解,才能进行的现场3d效果的设计,例如舞台造型呈现、现场桌椅设置摆放、各系列美陈等效果渲染。根据周年庆的主题方向,设计出其主KV及其他延展如:签到区的签到背景;合影区的合影背景、合影相框、合影KT版;产品展示区、企业文化墙等。


第四步:物料采购及制作

活动物料包含:

1. 设计物料:签到背景、签名墙、背景墙、合影墙、合影相框、合影KT版、台卡、主持人手卡、麦克风贴纸、邀请函、车号牌、指示牌、奖品kt版等。

2. 流程物料:鲜花(花束、胸花、桌花、签到花、讲台花)、签到笔、奖品、奖杯、签约本、签约笔等。


第五步:餐饮及交通安排

车辆安排,这一部分主要是针对邀请的嘉宾是有来自于全球、全国各地的,这时候就需要我们安排车辆的接送,车辆类型、人数的安排。将需接送的人数列为表格以及标好接送时间点,这都是需要我们提前做好安排和规划。

餐饮安排方面,主要是确定中餐、西餐还是自助餐,具体一点就是用到什么酒、什么菜品等等。


第六步:确定流程环节

流程安排是周年庆典晚会策划中重要的部分,一般流程会有主礼致辞、颁奖、游戏、抽奖、表演等,有些时候不排除在周年庆会有签约仪式什么的。在确认完流程之后,需要做的事情有:

1、确定主持人:几男几女?语种需求?

2、确定礼仪模特:几男几女?身高要求?

3、确认节目:需要多少个节目、分别是什么表演形式,再者是可以考虑一下节目与周年庆主题的意义。


第七步:布置现场及彩排

现场的布置,一般是在晚宴的前一天或者前一晚上进行,根据设计的3d效果图、平面俯视图,对现场舞台进行搭建、桌椅位置摆放、以及场外所有入口、签到、合影、展示的各种墙进行摆放。如果有伴手礼,也需要在前一天准备好,是放在统一的领取台还是摆放在每一位来宾的桌子或椅子上。

彩排阶段,需要注意的几个点:

1、确认所有的屏幕素材能够正确无误的跟对每一个流程。

2、每一个节目都需要对一遍灯光和音乐,演员必须熟悉舞台。

3、与主持人沟通所有的流程安排,安排一个工作人员专门对接主持人,在晚宴庆典中有任何流程变化,都能够及时告知主持人。

4、让所有的礼仪模特都熟悉自己当晚的工作,是否需要迎宾、拍照、颁奖、抽奖等等。

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